第一条  学生档案是学生在校期间政治、思想、品德、学习等方面的真实记录。为了规范学生档案管理，保证档案资料完整和安全，为用人单位提供可靠依据，结合学院实际制定本制度。

第二条  学生档案由系党总支副书记分管，指定一名思想作风好、专业能力强、工作作风实的辅导员兼管，具体负责毕业生档案管理工作。

第三条  辅导员是学生档案管理的重要责任人之一。新生入校，在报到后两周内，辅导员应将所带班级的学生档案按班级、学号顺序登记、造册、归档。学生在校期间政治、思想、学习、考试、考核、奖惩等方面材料由辅导员负责汇总、分类、整理、管理。学生跨校区、专业或班级变动时，档案要及时进行交接。档案交接单要显示交接档案的班级、份数，双方交接的人员。交接单一式三份，交接双方各留一份，另一份报学生处。学生毕业时辅导员将整理合格的学生档案交毕业生档案管理人员。

第四条  毕业生档案管理人员负责督促辅导员及时将学生相关材料填写、登记、归档，将检查合格的毕业生档案封口、盖章。

第五条  学生档案归档材料含：

进入我校前的高中阶段的学籍登记资料、高考报名资料。

进入我校后的学生登记表、学籍登记表、奖励处分材料、毕业生登记表、各门课程考试成绩、入党、入团相关材料、等相关材料。

第六条  借阅查档，必须持单位证明并经系党总支副书记同意。

第七条  学生毕业领取个人档案，原则上必须本人亲自办理，持本人毕业证书，经验证无误按要求登记签字后方可办理。

第八条  凡本院毕业的学生其档案自毕业之日起只能在校免费存放一年，超过一年以上五年以下的必须交档案管理费100元；五年以上十年以下的交管理费300元。

第九条  学生因提前就业，需要委托他人领取档案，代领人必须持委托人的身份证原件、毕业证书和由委托人在身份证复印件上签发的书面委托书。特殊情况经系总支副书记签字同意后方可领取。

第十条  用人单位调档必须有用人单位调档函件，档案管理人员认真登记后方可发出学生档案。

第十一条 学院同意退学的学生档案，经请示主管领导同意后按有关规定办理。

第十二条 档案室要符合防火、安全、保密等要求，并有明显标识。

第十三条 档案室日常要做好防尘、防潮、防鼠、防虫蛀、防干燥等工作。

第十四条 档案编排要科学有序，按班级和学号顺序摆放，便于查找和管理。

第十五条：各系部管理学生档案的人员要注意保持稳定， 存放档案的档案柜钥匙由专人管理，不得随意乱放或借给他人。人员变更时，要办理严格的交接手续。

第十六条： 本制度未尽事宜由化学工程系负责解释。